De manier waarop bedrijven met elkaar communiceren en zakendoen, is constant in beweging. Papieren facturen maken steeds meer plaats voor digitale alternatieven. Maar er is een belangrijk verschil tussen 'gewoon' een PDF per e-mail sturen en 'echte' elektronische facturatie. Maak kennis met Peppol, de nieuwe standaard die vanaf 1 januari 2026 verplicht wordt in België, en ontdek hoe de boekhoudapplicatie van Odoo u helpt om naadloos aan te sluiten.
Wat is Peppol precies?
Peppol staat voor "Pan-European Public Procurement OnLine". Het is een internationaal netwerk dat is ontwikkeld om de veilige, snelle en efficiënte uitwisseling van elektronische documenten, zoals facturen, tussen bedrijven en overheden in Europa te vergemakkelijken.
Zie het als een soort digitaal postnetwerk voor bedrijfsdocumenten. In plaats van een e-mail die misschien niet aankomt of in spam belandt, garandeert Peppol dat uw factuur op een gestandaardiseerde en veilige manier van uw systeem naar het systeem van uw zakenpartner wordt verzonden. De sleutelwoorden hier zijn standaardisatie, een globale aanpak, en verregaande decentralisatie, wat de veralgemening van elektronische facturering mogelijk maakt.
Waarom is elektronisch factureren zo voordelig?
De overstap naar elektronische facturatie via Peppol biedt tal van voordelen, zowel voor de zender als de ontvanger:
• Tijdsbesparing: facturen verzonden via het Peppol netwerk worden direct en veilig afgeleverd in de software van de tegenpartij. Facturen moeten dus niet meer gescand worden of gedownload van een portaal of opgezocht in een overvolle mailbox.
• Factuurfraude wordt moeilijker: facturen verzonden via gewone post of via e-mail kunnen onderschept en gewijzigd worden. Het Peppol netwerk is sterk beveiligd om factuurfraude te bestrijden.
• Interoperabiliteit: Peppol zorgt voor standaardisatie en interoperabiliteit tussen verschillende systemen en organisaties, ongeacht de gebruikte technologie.
Vanaf wanneer is elektronische facturatie via Peppol verplicht en voor wie?
Het is belangrijk om dit in uw agenda te noteren: vanaf 1 januari 2026 wordt het in België verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen om gestructureerde elektronische facturen met elkaar uit te wisselen (B2B-transacties). Dit betekent dat als u een btw-plichtige onderneming bent, u Peppol-facturen moet kunnen versturen en ontvangen van uw zakenpartners. Voor transacties met de overheid (B2G) is elektronisch factureren via Peppol in België al langer verplicht.
Wat zijn de sancties bij het niet naleven van de verplichtingen?
De overheid neemt deze nieuwe verplichting serieus en heeft een adequaat sanctiemechanisme ingesteld om naleving af te dwingen. Overtredingen met betrekking tot gestructureerde elektronische facturen vallen onder de reeds bestaande bepalingen voor factuurovertredingen, maar met specifieke boetes.
De belangrijkste overtreding is het niet beschikken over de technische middelen om een gestructureerde elektronische factuur te kunnen uitreiken en ontvangen. De boetes hiervoor zijn progressief:
• 1e overtreding: €1.500
• 2e overtreding: €3.000
• Alle volgende overtredingen: €5.000
Een 'tweede' of 'volgende' overtreding wordt pas vastgesteld als deze ten vroegste drie maanden na de vorige overtreding is geconstateerd.
Daarnaast zijn er boetes mogelijk voor het niet uitreiken van een gestructureerde elektronische factuur binnen de gestelde termijn, of voor het niet voldoen aan andere technische verplichtingen (zoals de juiste semantiek, syntaxis of transmissiewijze). Het niet voldoen aan de Peppol facturatieverplichtingen kan dus een kostelijke zaak worden.
Odoo's rol in uw digitale transformatie
Gelukkig hoeft u zich geen zorgen te maken over ingewikkelde technische implementaties. Ons kantoor maakt al jarenlang gebruik van de boekhoudapplicatie van Odoo, een Belgische bedrijfssoftware die wereldwijd actief is. Odoo speelt een cruciale rol om uw bedrijf klaar te maken voor Peppol. Odoo is een geregistreerd "access point" voor Peppol. Dit betekent dat elk bedrijf dat is aangesloten op het Peppol-netwerk naadloos facturen kan uitwisselen met uw Odoo-boekhoudsoftware.
De unieke kracht van Odoo is dat het zeer gebruiksvriendelijk en volledig geïntegreerd is. De facturatie-applicatie van Odoo is volledig Peppol-ready en kan zowel zelfstandig als geïntegreerd met andere Odoo-modules (zoals inkoop, voorraadbeheer, verkoop en CRM) worden gebruikt. In tegenstelling tot vele andere softwares wordt de Peppol-service gratis aangeboden door Odoo!
Hoe kunt u facturen versturen via Odoo over Peppol?
Het verzenden van Peppol-facturen via Odoo is verrassend eenvoudig:
1. Wij activeren de Peppol-optie in Odoo: de nodige software modules worden geïnstalleerd in uw Odoo databank.
2. Registratie van uw bedrijf: ons kantoor registreert uw onderneming op het Peppol netwerk zodat andere bedrijven uw onderneming kunnen vinden op basis van uw ondernemingsnummer.
3. Configureer uw contacten: Voeg voor uw klanten en leveranciers hun Peppol-eindpuntnummer toe aan hun contactformulier in Odoo. Odoo kan deze informatie verifiëren om te zorgen dat deze correct is. U kunt zelfs al uw contacten in één keer controleren. Onze medewerkers leggen u uit hoe u dit alles kan doen.
4. Maak en verstuur uw factuur: Wanneer u nu een factuur aanmaakt voor een klant met een geldig Peppol-eindpunt, herkent Odoo automatisch dat deze via Peppol kan worden verzonden. U klikt simpelweg op "Verzenden en afdrukken" en Odoo regelt de rest via het Peppol-netwerk.
5. Volg de status: In de factuurlijst kunt u de Peppol-status van uw verzonden facturen volgen (bijvoorbeeld 'in behandeling' of 'ontvangen').
Inkomende Peppol-facturen van uw leveranciers verschijnen automatisch in uw aankoopjournaal als concept, Odoo verstuurt u een notificatiemail om u te laten weten dat er een factuur is aangekomen die u mogelijk nog moet betalen (vanaf Odoo versie 18.3).
Bereid uw bedrijf voor op de digitale toekomst
De verplichting voor elektronische facturatie via Peppol is een belangrijke stap in de digitalisering van het zakelijke landschap. Het is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een kans om uw administratieve processen te stroomlijnen, fouten te verminderen en waardevolle tijd te besparen. Met Odoo bent u niet alleen klaar voor de verplichte Peppol-regelgeving, maar haalt u ook een krachtige, geïntegreerde en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware in huis. Zolang u enkel gebruik maakt van de boekhoudapplicatie van Odoo, is deze voor u gratis. Wenst u echter uw bedrijfsprocessen verder te digitaliseren en stroomlijnen, dan kan u opschalen naar een betalende versie. Contacteer in dat geval Odoo of een Odoo partner om u verder te helpen in uw digitale transitie.