Tabel toegelaten kostenforfaits per land:
De regels rond de onkostenvergoeding voor werknemers en bedrijfsleiders die buitenlandse dienstreizen ondernemen, zijn in 2023 geactualiseerd. In 2023 werd in het Belgisch Staatsblad een nieuwe tabel gepubliceerd met de toegelaten kostenforfaits per land. Deze update, gebaseerd op een ministerieel besluit van 10 januari 2023 is op 15 februari 2023 in het Belgisch Staatsblad verschenen. In 2025 is de tabel van 2023 nog steeds van toepassing.
Kosten gedekt door het forfait: een overzicht
Het kostenforfait voor buitenlandse dienstreizen is in het leven geroepen om de dagelijkse kosten te dekken die werknemers en bedrijfsleiders maken tijdens een professionele reis naar het buitenland. Hieronder vallen specifiek de uitgaven voor de lunch en het avondmaal, alsook de kosten voor drank en snacks. Daarnaast beoogt het forfait ook de lokale transportkosten te dekken, zoals bijvoorbeeld taxi-, bus- of metrotickets binnen de plaats van bestemming. Kosten voor telecommunicatie, zoals lokale telefoongesprekken, zijn eveneens inbegrepen, net als andere kleine, contante uitgaven zoals fooien.
Het is echter van cruciaal belang te benadrukken dat bepaalde kosten niet onder dit forfait vallen. De kosten voor overnachting, zoals hotelrekeningen, dienen steeds apart te worden terugbetaald op basis van de werkelijke kosten en tegen voorlegging van de nodige bewijsstukken. Ook de reiskosten van en naar de buitenlandse bestemming, zoals de kosten voor vliegtuigtickets of treinreizen, zijn niet inbegrepen in het forfait en moeten eveneens afzonderlijk worden vergoed. Het duidelijke onderscheid tussen de kosten die forfaitair vergoed worden en die bewijsstukken vereisen, onderstreept het belang van een correcte administratie van de gemaakte kosten tijdens buitenlandse dienstreizen.
Wie komt in aanmerking voor de kostenforfaits?
De mogelijkheid om een kostenforfait in te brengen voor buitenlandse dienstreizen is relevant voor zowel werknemers als bedrijfsleiders. De regeling is in het bijzonder bedoeld voor personen die hoofdzakelijk een sedentaire beroepsactiviteit uitoefenen en in het kader daarvan occasioneel of zelfs regelmatig naar het buitenland reizen voor hun werk. Het is belangrijk op te merken dat deze forfaits doorgaans niet van toepassing zijn op individuen voor wie internationale verplaatsingen een inherent deel uitmaken van hun normale dagelijkse professionele bezigheden. De focus op een 'sedentaire' werkactiviteit als een voorwaarde voor de toekenning van het forfait impliceert dat het beoogt de extra kosten te compenseren die ontstaan wanneer iemand wiens reguliere werk geen frequente reizen vereist, toch genoodzaakt is om zich naar het buitenland te begeven voor professionele doeleinden.
Belangrijke voorwaarden voor de toepassing van de forfaits
Er zijn verschillende cruciale voorwaarden verbonden aan de toepassing van de kostenforfaits voor buitenlandse dienstreizen.
Duur van de dienstreis
De duur van de buitenlandse dienstreis is een belangrijke factor. Over het algemeen wordt een onderscheid gemaakt tussen korte en lange dienstreizen. Korte dienstreizen worden doorgaans gedefinieerd als reizen met een maximale duur van 30 kalenderdagen. Voor eendaagse reizen, waarbij vertrek en terugkeer op dezelfde dag plaatsvinden, geldt vaak een minimumafwezigheid van 10 uur om in aanmerking te komen voor het volledige dagelijkse forfait. Lange dienstreizen, die langer duren dan 30 opeenvolgende kalenderdagen, kunnen eveneens in aanmerking komen voor een forfaitaire vergoeding, maar vallen doorgaans onder een andere categorie (categorie 2) met potentieel lagere vergoedingsbedragen en zijn vaak beperkt in duur (bijvoorbeeld tot 24 maanden per opdracht). Het onderscheid tussen korte en lange reizen en de verschillende regels die hieraan verbonden zijn, benadrukken het belang van een nauwkeurige registratie van de reisduur.
Sedentaire werkzaamheid
Zoals eerder vermeld, is de forfaitaire vergoeding primair bedoeld voor werknemers en bedrijfsleiders met een overwegend niet-mobiele functie. Dit betekent dat de regeling niet is ontworpen voor personen voor wie reizen naar het buitenland een normale component van hun dagelijkse werkzaamheden vormt.
Verbod op dubbele terugbetaling
Een fundamenteel principe is dat kosten die reeds door het forfait gedekt zijn, niet op een andere manier kunnen worden terugbetaald. Indien de werkgever bijvoorbeeld rechtstreeks een maaltijd betaalt, kan het zijn dat het forfait voor die maaltijd moet worden verminderd.
De berekening van het forfait: het bepalen van het juiste bedrag
De hoogte van het kostenforfait is afhankelijk van het land van bestemming. Het Belgisch Staatsblad publiceert een actuele lijst met specifieke dagelijkse forfaitaire bedragen per land. Deze lijst maakt vaak een onderscheid tussen categorie 1 (korte reizen) en categorie 2 (lange reizen). Naast deze landenspecifieke forfaits wordt soms ook een algemeen forfaitair bedrag genoemd (bijvoorbeeld €37,18 per dag), dat ongeacht de bestemming kan worden toegepast, met name als het landenspecifieke bedrag lager is. Voor meerdaagse reizen geldt dat het forfait voor de dagen van vertrek en terugkeer gehalveerd wordt (50%). De combinatie van een landenspecifieke lijst en een algemeen forfait biedt flexibiliteit, maar vereist wel een zorgvuldige afweging om de meest geschikte optie voor elke reis te bepalen.
Verminderingen op het forfait in rekening brengen
Indien de werkgever bepaalde maaltijden rechtstreeks ten laste neemt, is het noodzakelijk om het dagelijkse forfaitaire bedrag te verminderen. De verminderingspercentages zijn:
- 35% voor de lunch
- 45% voor het diner
Wat het ontbijt betreft, wordt dit tegenwoordig beschouwd als inbegrepen in de accommodatiekosten, waardoor een aparte vermindering op het dagelijkse forfait niet meer van toepassing is. Voor kleine uitgaven heeft de fiscus de vermindering verhoogd naar 20% indien deze door de werkgever worden gedragen. Het is echter belangrijk op te merken dat de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) deze vermindering voor kleine uitgaven niet toepast. Deze specifieke verminderingspercentages voor lunch en diner benadrukken de noodzaak om nauwkeurig bij te houden welke maaltijden door de werkgever worden voorzien om het correcte forfait toe te passen. De verschillende behandeling van kleine uitgaven door de fiscale en sociale zekerheidsautoriteiten kan leiden tot complexiteit.
Terugbetaling van accommodatiekosten
De kosten voor overnachtingen in het buitenland worden in het algemeen vergoed op basis van de werkelijke kosten, mits de nodige facturen of andere bewijsstukken worden voorgelegd. Hoewel de officiële lijst in het Belgisch Staatsblad voor ambtenaren maximale accommodatieforfaits per land vermeldt, geldt in de privésector dat de terugbetaling gebaseerd moet zijn op de daadwerkelijke kosten. Werkgevers kunnen echter wel besluiten om interne limieten te stellen. De kosten voor het ontbijt worden tegenwoordig beschouwd als onderdeel van de terugbetaling van de accommodatiekosten.
De impact van maaltijdcheques tijdens buitenlandse dienstreizen
Indien werknemers of bedrijfsleiders tijdens een buitenlandse dienstreis maaltijdcheques blijven ontvangen, dient de werkgeversbijdrage in de waarde van deze cheques (het patronale deel) te worden afgetrokken van het dagelijkse kostenforfait. Dit is om te voorkomen dat er een dubbele vergoeding plaatsvindt voor maaltijdkosten. Deze regel onderstreept het principe dat dubbele vergoedingen vermeden moeten worden en vereist een goede afstemming tussen de loonadministratie en de onkostenverwerking.
Fiscale en sociale zekerheidsbehandeling
Wanneer aan alle voorwaarden voor de kostenforfaits is voldaan, worden deze vergoedingen in principe beschouwd als "kosten eigen aan de werkgever". Dit betekent dat ze vrijgesteld zijn van inkomstenbelasting voor de werknemer of bedrijfsleider en volledig aftrekbaar zijn als bedrijfskosten voor de werkgever. Bovendien zijn deze forfaits niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen. De belastingvrije aard en de vrijstelling van socialezekerheidsbijdragen maken deze forfaits, mits correct toegepast, een aantrekkelijk instrument voor zowel werknemers/bedrijfsleiders als werkgevers.
Praktijkvoorbeeld: toepassing van het kostenforfait
Neem bijvoorbeeld een werknemer die van 18 tot en met 22 september (5 dagen) naar het buitenland reist voor een zakenreis. Stel dat het forfaitaire dagbedrag voor het land in dit voorbeeld €100 bedraagt.
- Dag van vertrek (18 september): €100 / 2 = €50.
- Volledige dagen (19, 20 en 21 september): 3 dagen x €100 = €300.
- Dag van terugkeer (22 september): €100 / 2 = €50.
- Totaal forfait: €50 + €300 + €50 = €400.
Indien het avondmaal gedurende 3 nachten in de hotelprijs was inbegrepen, zou het forfait voor die nachten met 45% verminderd moeten worden: €100 x 45% = €45 vermindering per nacht. Totale vermindering: 3 x €45 = €135.
- Aangepast totaal forfait: €400 - €135 = €265.
Dit voorbeeld illustreert de toepassing van de halveringsregel voor de reisdagen en de vermindering in geval van door de werkgever verstrekte maaltijden.
Conclusie en aanbevelingen
De geactualiseerde regelgeving rond de kostenforfaits voor buitenlandse dienstreizen biedt een nuttig mechanisme voor de terugbetaling van onkosten. Het is essentieel dat zowel werkgevers als werknemers/bedrijfsleiders de specifieke voorwaarden, de dekking en de berekeningsregels goed begrijpen om de naleving van de fiscale en socialezekerheidswetgeving te waarborgen.
Belangrijke aanbevelingen:
- Raadpleeg altijd de meest recente officiële lijst van forfaitaire vergoedingen die in het Belgisch Staatsblad is gepubliceerd om de correcte bedragen per land en reisduur te bepalen.
- Registreer de duur van buitenlandse dienstreizen nauwkeurig om de juiste categorie van forfait (korte of lange reis) toe te passen.
- Bewaar gedetailleerde gegevens van accommodatie- en reiskosten voor afzonderlijke terugbetaling.
- Houd zorgvuldig rekening met alle maaltijden die rechtstreeks door de werkgever worden verstrekt om de noodzakelijke verminderingen op het dagelijkse forfait toe te passen.
- Zorg ervoor dat de werkgeversbijdrage in eventuele maaltijdcheques die tijdens de reis worden ontvangen, wordt afgetrokken van het kostenforfait.
- Bewaar de nodige documentatie die het zakelijke doel van de reis aantoont.